При отправке или получении платежей у вас есть несколько вариантов. Например, вы можете использовать наличные деньги, чеки или электронные платежи. Большинство организаций предпочитают последний вариант, также известный как прямое зачисление средств на счет. По факту, иногда вам приходится использовать прямое зачисление средств. К счастью, это безопасный и недорогой вариант совершения платежей для всех заинтересованных сторон.
Что такое прямое зачисление средств?
Прямое зачисление — это электронный платеж с одного банковского счета на другой. Например, деньги могут перемещаться с банковского счета работодателя на банковский счет работника. При этом существует несколько других способов использования прямого зачисления. Для осуществления переводов банки используют сеть Автоматизированной клиринговой палаты (ACH), которая координирует эти платежи между финансовыми учреждениями.
Полностью автоматические операции
Когда вы получаете средства через прямое зачисление, баланс вашего счета автоматически увеличивается при поступлении платежа. Вам не нужно принимать платеж или вносить средства на свой счет. Эти действия потребовались бы, если бы вы получили наличные деньги или чек. Точно так же при оплате прямым зачислением баланс вашего расчетного счета автоматически уменьшается, когда платеж уходит из вашего банка.
Распространенный способ оплаты
Прямое зачисление стало особенно популярным, так как этот способ избавляет от ненужной бумажной волокиты. Каждый год через ACH производятся миллиарды платежей. Например, такие государственные ведомства, как Управление социального обеспечения, больше не печатают чеки. Вместо этого они ввели требования, согласно которым вы должны получать средства в электронном виде: либо путем прямого зачисления на ваш расчетный счет, либо на пополняемую дебетовую карту. Работодатели всех уровней оценили простоту платежей сотрудникам и поставщикам путем прямых зачислений.
Причины перехода
Существует несколько причин, по которым компаниям и потребителям лучше использовать прямое зачисление.
Автоматическое внесение средств удобно
При получении средств путем прямого зачисления средства вносят на ваш счет без каких либо действий с вашей стороны. Вне зависимости от того, находитесь ли вы за городом или слишком заняты, чтобы зайти в банк, средства будут зачислены на ваш счет.
Переход на цифровую форму помогает сэкономить деньги и ресурсы
В случае электронных платежей вам не нужно распечатывать чеки или платить за их отправку по почте. Такой способ сэкономит ваши деньги и сохранит ресурсы, необходимые для печати и транспортировки чеков. За получение платежей, как правило, не нужно платить, а отправка средств через ACH зачастую обходится дешевле, чем другие варианты.
Электронные документы не будут захламлять картотеку
При прямом зачислении средств у каждой стороны остается платежный документ. Отследить изменения в истории финансовых операций вашего расчетного счета достаточно легко. Вы сможете найти там эту операцию каждый раз, когда у вас возникнет необходимость. Вам не нужно от руки записывать реквизиты платежей, хранить платежные квитанции в картотеке или иным образом вести бумажный документооборот.
Цифровые платежи более безопасны
Никто не сможет украсть чек, внести в него изменения или попытаться обналичить его, если оплата получена в цифровом формате. Средства беспрепятственно перемещаются с одного расчетного счета на другой. Когда речь идет о передаче денег с одного банковского счета на другой, прямые зачисления являются одним из самых надежных способов совершения операции.
Прямые зачисления обеспечивают быстрое совершение операций
Получатели платежей посредством прямого зачисления зачастую получают деньги раньше, чем те, кому платят бумажными чеками. Деньги путем прямого зачисления могут поступить на счет одного получателя раньше, чем другой получатель получит бумажный чек по почте. Даже если средства поступят в одно время, получателю чека еще нужно будет внести чек и дождаться, когда средства будут переведены.
Настройка прямого зачисления для получения платежей
Чтобы получать электронные платежи, вам необходимо предоставить информацию о банковском счете организации, которая переводит вам денежные средства. Они могут попросить вас использовать определенную форму (например, форму для прямого зачисления) или предоставить аннулированный чек. В некоторых случаях вам нужно будет предоставить информацию о вашем счете онлайн.
Чтобы получать платежи, вам нужно будет предоставить приведенные ниже реквизиты организации, которая будет переводить вам средства.
- Номер банковского счета;
- Код банка;
- Вид счета (обычно расчетный счет);
- Название и адрес банка: вы можете использовать данные любого отделения банка или кредитного союза, услугами которого вы пользуетесь;
- Имя (имена) владельцев счета, указанных для счета.
Бóльшая часть этой информации указана на персональном чеке. Код банка обычно указан на лицевой стороне чека в нижней левой части. Номер счета будет указан справа. Кроме того, вы можете позвонить в свой банк и попросить предоставить вам информацию о прямом зачислении средств. Реквизиты часто доступны и в интернете, но для получения точной информации вам лучше всего зайти в свой аккаунт.
Предупреждение: код вашего банка и номера счетов являются конфиденциальной информацией. Не сообщайте эти сведения лицам, которым вы не доверяете.
Настройка прямого зачисления может занять от нескольких дней до нескольких недель. Спросите вашего работодателя, чего вам ожидать, чтобы не искать свои деньги не в том месте.
Как только все будет настроено, платежи будут автоматически поступать на ваш банковский счет. Прежде чем тратить деньги, проверьте баланс вашего расчетного счета. Доступ к государственным платежам, таким как возврат налогов и социальные пособия, как правило, предоставляют незамедлительно, как и к платежам работодателей, хотя все зависит от вашего банка. Другие платежи могут блокировать на несколько дней.
Отправка платежей посредством прямого зачисления
Чтобы отправлять платежи в электронном виде, вам необходимо сотрудничать с финансовым учреждением, которое осуществляет платежи через ACH. Провайдеры деловых банковских счетов, популярных бухгалтерских услуг и услуг по расчету зарплаты могут помочь вам в этом — уточните этот момент у компаний, с которыми вы уже сотрудничаете, прежде чем искать новые ресурсы.
Как только у вас появится возможность отправлять платежи через ACH, вам просто нужно будет собрать информацию о ваших сотрудниках. Включите любые сведения, требуемые местным и федеральным законодательством, в ваши сообщения, направляемые получателям платежей. Если вы не уверены, какие постановления действуют в вашем регионе, уточните этот вопрос у вашего бухгалтера.
Другие способы использования прямых зачислений
Существует множество способов использования прямых зачислений помимо получения зарплаты или выплаты зарплаты сотрудникам.
Независимые подрядчики
Ваша компания может оплачивать услуги независимых подрядчиков посредством прямого зачисления. У вашего программного обеспечения для ведения бухгалтерского учета или действующего провайдера услуг по расчету зарплаты не должно возникнуть проблем с обработкой этих платежей, хотя расходы могут быть выше, чем расходы на оплату труда сотрудников с заполнением формы W-2.
Социальные пособия
Начиная с 2013 г. Управление социального обеспечения предписывает бенефициарам получать платежи в электронном виде. Чтобы перейти на электронные платежи, зайдите на веб-сайт Go Direct Казначейства США. Вы также можете изменить существующие настройки прямых зачислений средств на сайте www.SSA.gov.
Пособия и алименты на детей
Для получения или отправки пособий и алиментов на детей в электронном виде свяжитесь с ведомством вашего штата, отвечающим за обработку этих платежей.
Возврат налогов
Вы получите свои деньги быстрее, если будете использовать прямое зачисление для возврата налогов. Сообщите специалисту по подготовке налоговых деклараций, что вы предпочитаете прямое зачисление, или предоставьте информацию о вашем банковском счете правительству при подаче декларации. Вы даже можете разделить свой возврат таким образом, чтобы деньги поступали на несколько счетов, что поможет вам сохранить часть денег от возврата. Оставить указания о прямом зачислении средств можно в разделе «Возврат» (строка 21b-d) формы 1040. Вы также можете разбить прямое зачисление на несколько счетов, воспользовавшись формой 8888.
Совет: следует настроить оповещения, чтобы вы могли получать электронные или текстовые сообщения при каждом пополнении или снятии средств с любого из ваших счетов.
Оплата счетов
Как потребитель, вы можете использовать эту технологию и отказаться от использования чеков, оплаты почтовых расходов и получения счетов по почте. Для этого вам нужно настроить онлайн оплату счетов в вашем банке или настроить оплату через ACH с получателем вашего платежа.
Периодически проверяйте свои прямые зачисления
Даже после того, как вы успешно получили или отправили средства путем прямого зачисления, вам следует периодически проверять свои банковские счета. Так вы заметите ошибки или признаки хищения персональных данных. Если вы планируете отказаться от бумажного чекового регистра, вам придется привыкнуть просматривать все данные в интернете, но нет причин, по которым вы не можете продолжать подводить баланс привычным способом.