Что такое платеж через абонированный почтовый ящик?
Платежи через абонированные почтовые ящики — это способ для компаний упростить процедуру приема денег от клиентов и получить доступ к наличным денежным средствам. Когда компания пользуется услугой абонированных почтовых ящиков, это, как правило, означает, что банк предоставляет компании специальный почтовый ящик, на который клиенты могут отправлять платежи; затем банк собирает эти платежи, депонирует наличные денежные средства на счет компании и предоставляет ей информацию о всех проведенных транзакциях.
Как работает система платежей через абонированные почтовые ящики?
Предположим, вы получили счет от своей энергосервисной компании. Он приходит по почте с бланком перевода. Вы заполняете квитанцию, вкладываете чек и отправляете его по почте на почтовый ящик в соседнем городе. Это абонированный почтовый ящик вашей энергосервисной компании.
Компания может использовать более одного абонированного ящика, например, по одному в каждом регионе страны, в которой она ведет бизнес. Поскольку платежи клиентов могут быть отправлены по почте в ближайший абонированный почтовый ящик, а не по всей стране, это сокращает время отправки почты, ускоряя доступ компании к своим денежным средствам.
Затем банк собирает поступившие в абонированный почтовый ящик платежи. Он может делать это один или несколько раз в день. Банк может сканировать ваш бланк перевода и чек, тем самым позволяя компании получать информацию о платежах в цифровом формате. Денежные средства по чекам зачисляются на счет компании, и компания получает уведомление о получении платежей.
Преимущества для клиентов
Перевод платежа в абонированный почтовый ящик — это простой способ для клиента отправить чек в качестве оплаты или для депонирования на счет компании. За цену почтовой марки оплата поступает гарантированно, а чеки обрабатываются быстро. Платежи из абонированных почтовых ящиков зачисляются на счет компании так быстро, как часто банк собирает их и вносит на счет этой компании.
Преимущества для компаний
Вы как потребитель, возможно, переводили платежи через абонированные почтовые ящики. Но рассмотрите этот вариант сбора платежей и для своего бизнеса. Услуги по предоставлению абонированных почтовых ящиков обеспечивают скорость и эффективность, позволяя переводить деньги на ваш банковский счет быстрее, чем вы могли бы сделать это самостоятельно.
Почта может доставляться в место расположения абонированного почтового ящика несколько раз в день, вместо одного посещения вашего офиса в день, что дает больше возможностей для сбора платежей и депонирования чеков на ваш счет.
Платежи через абонированные почтовые ящики также сокращают «почтовую фазу банковского клиринга чеков», то есть время между отправкой чека клиентом по почте и его получением вашей компанией. Это может помочь вам максимально использовать все доступные вам денежные средства.
Недостатки платежей через абонированные почтовые ящики
Хотя они действительно ускоряют время обработки платежей, сокращают почтовую фазу банковского клиринга чеков и обеспечивают более быстрый доступ к денежным средствам, такие платежи все же имеют некоторые недостатки. Во-первых, хотя такая система функционирует быстрее, чем прием чеков в офисе, она все же медленная — медленнее, чем другие средства электронных платежей. Платежи по-прежнему должны проходить по почте и обрабатываться, прежде чем они будут доступны на счетах в качестве дебиторской задолженности.
Кроме того, при использовании системы платежей через абонированные почтовые ящики существует некоторая угроза безопасности платежей. Если ваш банк полагается на ручной ввод данных при обработке платежей, поступивших через абонированные почтовые ящики, существует риск мошенничества, будь то со стороны недобросовестного банковского служащего, зарубежного подрядчика или покупателя, выписавшего недействительный чек. Кроме того, большое количество чеков, требующих обработки, означает, что есть вероятность допустить ошибку.
Разумеется, следует также отметить, что услуги по сбору платежей через абонированные почтовые ящики не бесплатны, и их стоимость включает ежемесячную плату сверх платы за обслуживание за каждую транзакцию.
Наконец, платежи через абонированные почтовые ящики не связаны автоматически с вашей бухгалтерской системой; персонал бэк-офиса должен по-прежнему согласовывать платежи со счетами клиентов.
Электронные услуги
Некоторые банки предлагают услуги оцифровки и анализа изображений в рамках системы платежей через абонированные почтовые ящики. Услуги, основанные на анализе изображений, сканируют все, что попадает в ваш абонированный почтовый ящик, чтобы вы могли просматривать все эти изображения в Интернете. Это позволяет увидеть сканы платежей, полученных в тот же день, в который они попали в абонированный ящик.
Программы электронного распознавания буквенно-цифровых знаков (OCR) буквально «читают» все и сохраняют результат в электронном виде.
Такие услуги позволяют автоматизировать ввод данных, предоставлять оперативную информацию о клиентах и финансовую информацию, а также позволяют выполнять резервное копирование и анализ данных ваших абонированных почтовых ящиков несколькими различными способами.
В целом система платежей через абонированные почтовые ящики может сэкономить ваше время, помочь вам более эффективно управлять своим бизнесом и повысить уровень обслуживания клиентов. Подходят ли они для вашей компании или бизнеса, зависит от объема получаемых вами платежей и от того, компенсируются ли затраты на банковские услуги системы абонированных почтовых ящиков за счет сокращения почтовой фазы банковского клиринга чеков и доступности денежных средств.