В дополнение ко множеству других обязанностей, многие работающие мамы также берут на себя работу по оплате ежемесячных счетов семьи. Для некоторых из вас это может быть одна из самых нелюбимых задач. Однако это важный момент. Без организованной системы оплаты счетов платежи могут задерживаться или вообще пропускаться, что приводит к комиссиям за просрочку платежа, штрафам и более высоким процентным ставкам. Просроченные платежи также могут испортить Вашу кредитную историю.
Вы можете использовать это пошаговое решение, чтобы организовать процесс оплаты счетов и поддерживать его в порядке. Вам понадобится компьютер, набор пластиковых или картонных ящиков, мусорное ведро, измельчитель бумаги, красная ручка, блокнот, маркер, конверты 10 на 13 дюймов и марки.
Найдите место для оплаты счетов
Оплата счетов будет быстрее и проще, если у Вас есть специальное место для оплаты счетов, в котором Вы можете присесть. Это не обязательно должно быть большое пространство: небольшой стол в углу кухни, полка в домашнем офисе или просто корзина для Ваших инструментов и принадлежностей для оплаты счетов.
Организуйте свои бумажные счета
В наши дни у большинства компаний есть опция безбумажного выставления счетов, но, если Вы все еще получаете бумажные счета, Вы можете обрабатывать их нижеуказанным способом. Открывайте их, как только они приходят.
Красной ручкой отметьте срок оплаты и сумму к оплате на лицевой стороне каждого конверта. Обратите особое внимание на сроки оплаты, поскольку они не всегда одинаковы каждый месяц. При просмотре счета выделите все сборы, в отношении которых у Вас есть сомнения, чтобы Вы могли легко решить эти проблемы позже.
Утилизируйте все рекламные материалы из конвертов, которые не содержат никакой личной информации, например, о специальных предложениях или рекламных акциях по другим продуктам. Измельчите все, что содержит личную информацию. Если у Вас нет измельчителя, Вы можете найти его в магазине канцелярских товаров по небольшой цене.
Наконец, положите неоплаченные счета в верхний ящик пластикового или картонного ящичного шкафа.
Организуйте свои электронные счета и выписки
Используйте отдельный адрес электронной почты для электронных счетов, банковских выписок, инвестиционных отчетов и т. д. Это гарантирует, что Вы не пропустите электронный счет среди других получаемых Вами электронных писем.
Просматривайте свои онлайн-счета и выписки, как только получаете электронные письма. Подтвердите, что Вы согласны со всеми начислениями и суммой к оплате. Если Вы обнаружите несоответствие, распечатайте документ, выделите это начисление и поместите бумагу в верхний ящик своего пластикового или картонного ящичного шкафа вместе с неоплаченными бумажными счетами. Если у Вас нет доступа к принтеру, запишите проблему в своем блокноте и поместите блокнот в тот же ящик. Вы разберетесь с любыми расхождениями позже в процессе.
Затем перешлите каждое электронное письмо на свой личный адрес электронной почты и измените строку темы, включив в нее наименование организации, которой Вы должны, срок платежа и сумму к оплате. Например, «ДжиЭй Гэс» (GA Gas), 28 июня 2019 г., 78 долларов.
Создайте папку в электронной почте на своем компьютере или в облачной системе на каждый месяц и год. Вы можете назвать ее «Онлайн-счета — [месяц] 2019 г.». После того, как Вы просмотрели каждый онлайн-счет и отправили его себе, сохраните его в созданной папке за соответствующий месяц.
Планируйте еженедельное время для оплаты счетов
Выделяйте 30 минут каждую неделю на оплату счетов. Зафиксируйте это время в своем календаре, как и любую другую встречу. Это также хорошее время, чтобы проверить точность своего банковского счета в Интернете.
Пройдите к месту для оплаты счетов и выньте бумажные счета из ящика для оплаты счетов. Затем включите компьютер и откройте папку, в которой хранятся счета для оплаты за этот месяц. Если Вы выделяли какие-либо спорные моменты или неточности, сначала позвоните в эти учреждения.
Если Вы не можете ни с кем связаться, добавьте это задание в свой список дел на следующий день. Запишите номер Вашего счета, номер телефона службы поддержки и Ваш конкретный вопрос.
Оплатите свои счета
Если Вы хотите эффективно организовать свои счета, рассмотрите возможность оплаты счетов через Интернет. Существует два распространенных способа оплаты счетов через Интернет:
- оплата счетов через Интернет, предлагаемая Вашим банком;
- оплата счетов через Интернет, предлагаемая Вашими поставщиками услуг (телефонная компания, ипотечная компания и т. д.).
Несмотря на то, что первоначальная настройка оплаты счетов через Интернет может занять больше времени, Вы будете экономить время в течение каждого последующего месяца, оплачивая счета через Интернет. В обоих сценариях оплаты счетов через Интернет Вам будет предоставлен номер подтверждения в рамках операции. Запишите эту информацию либо на самом счете, либо ведите общий список ежемесячных операций в своей записной книжке.
Если Вы не оплачиваете некоторые или все свои счета через Интернет, выпишите чек, зафиксируйте операцию в реестре чеков, используйте конверт для отправки, который прилагается к большинству счетов и выписок, и наклейте на конверт марку. Обязательно учитывайте время отправки почты в Вашем процессе.
Несмотря на то, что у Вас не будет номера подтверждения, Вы все равно должны зафиксировать операцию на самом счете или в своем основном списке ежемесячных операций. Не забудьте также указать свой номер чека.
Сохраните бумажные копии вашего счета
На каждый месяц делайте конверт размером 10 x 13 дюймов. Когда Вы закончите оплату счетов, поместите бумажные копии в конверт соответствующего месяца вместе со своим основным списком операций (он также будет включать информацию о счетах, которые Вы получаете в электронном виде). Если какие-либо из этих счетов необходимы для налоговых целей, сделайте копию и храните ее вместе с ежегодными налоговыми документами.