Узнайте, как абонированный почтовый ящик может упростить вам процесс сбора платежей
Услуга аренды абонированного почтового ящика в банке предоставляет вам доступ к одному или нескольким абонированным почтовым ящикам, представляющим собой почтовые ящики, которые банк может установить в различных местах по всей стране, и которые позволяют вашей компании получать чеки или платежи по счетам от клиентов.
Системы абонированных почтовых ящиков позволяют компаниям сделать процесс получения платежей более эффективным. Вместо процедуры самостоятельной обработки входящих платежей (и ожидания, пока эти платежи будут переведены по почте), все платежи направляются в абонированный почтовый ящик. Банк может собирать для вас данные платежи и информацию о транзакциях для целей учета и даже может помещать поступающие денежные средства на расчетный счет вашей компании. Знание того, что предлагают банковские системы абонированных почтовых ящиков, может помочь вам решить, будет ли эта услуга полезным дополнением к вашей системе контроля дебиторской задолженности.
Несколько типов предлагаемых банками абонированных почтовых ящиков
Вы можете выбрать один из трех типов абонированных почтовых ящиков.
- Для небольших платежей: данный вариант используется организациями, которые получают большой объем относительно небольших платежей. Например, компания, у которой есть клиенты по всей стране (например, телефонная компания), может установить абонированные почтовые ящики на нескольких территориях и не допустить того, чтобы платежи шли в течение нескольких дней по почте. Такие платежи часто осуществляются посредством изображений чеков, а данные фиксируются с помощью стандартного машиночитаемого платежного купона. Во многих случаях платежи по счетам «онлайн» с вашего личного банковского счета попадают в такие абонированные почтовые ящики.
- Для крупных платежей: используются для более крупных и менее частых платежей, таких как платежи, осуществляемые между деловыми партнерами (например, поставщиками). Поскольку такие платежи, как правило, на крупные суммы, возможно, имеет смысл получить денежные средства быстрее. Однако с такими денежными поступлениями не так все просто, как с чеком со стандартным платежным купоном; для обработки данных с помощью специализированных технологий, таких как электронное распознавание буквенно-цифровых знаков (OCR) и технология сканирования страниц, требуется больше труда и опыта.
- Прочие: это индивидуальные абонированные почтовые ящики, которые вы можете арендовать для любых целей в определенных банках. Если вы ждете поступления по почте иного рода, выходящие за рамки описанных выше, зачастую в таком случае банк может разработать для вас нестандартное индивидуальное решение.
Быстрая оплата
Обычно, когда ваши клиенты или деловые партнеры направляют вам денежные средства, вам необходимо депонировать эти средства на свой счет. Это означает ожидание поступления платежа, отправку кого-либо в банк с чеком (или поручение сотруднику конвертировать платеж в электронный платеж) и ожидание, пока средства будут зачислены на ваш счет.
Когда у вас большой объем дебиторской задолженности, для обработки таких платежей требуются значительные ресурсы. Более того, ожидание, когда бумажные чеки пройдут через почтовую систему и дойдут через всю страну до вас, означает, что вам придется ждать по крайней мере от одного до трех дней, прежде чем вы получите свои деньги.
С системой абонированных почтовых ящиков вы будете получать свои деньги быстрее. Вы можете арендовать абонированные почтовые ящики, установленные в выбранных вами географических регионах, что позволит минимизировать время почтового отправления от месторасположения клиента и, как следствие, сократит общее время обработки поступающих платежей в любом месте до нескольких дней и даже нескольких часов.
Несколько выдач в день
На своей местной почтовой службе вы можете иметь только одну выдачу в день. Такая ситуация приводит к возникновению дополнительного времени нахождения в процессе выдачи, то есть времени, в течение которого чеки находятся в почтовой системе. Ожидание в течение всего одного дополнительного рабочего дня может быть экономически невыгодным, особенно когда поступают платежи на крупные суммы.
В зависимости от выбранной вами системы абонированных почтовых ящиков почта может доставляться несколько раз в почтовые центры с большим объемом отправлений, что также способствует более быстрому получению платежей.
Аутсорсинг дебиторской задолженности
Если у вас нет абонированного почтового ящика, один или несколько ваших сотрудников должны будут открывать почтовую корреспонденцию и собирать информацию о транзакциях, тем самым отвлекаясь от деятельности, приносящей доход.
С абонированным почтовым ящиком банковский сотрудник, ответственный за ведение вашего ящика, будет открывать почтовую корреспонденцию, вводить любую информацию о платежах, а иногда и предоставлять дополнительные услуги. Поставщики таких услуг обещают, что, позволяя им обрабатывать платежи, вы сможете направить все свои ресурсы на основную деятельность.
Важно: поскольку у вас нет сотрудников во всех местах размещения ваших абонированных почтовых ящиков, а у банка они есть, будьте готовы платить ежемесячную плату за каждый такой ящик и комиссию за транзакции по каждому платежу, чтобы кто то мог обрабатывать эти платежи за вас.
Дополнительные инструменты
Некоторые системы абонированных почтовых ящиков предлагают дополнительные функции, способствующие бесперебойной работе системы. Например, ваш банк может вести учет номеров счетов, указанных в чеках ваших клиентов, чтобы они могли определять, как зачислить платеж, если ваш клиент забыл приложить платежный купон (или не указал номер своего счета). Для нестандартных ситуаций или каких-либо ошибок банк может создать онлайн-портал, на котором вы сможете просматривать такие ситуации и решать их.
Электронные возможности
Многие банки предоставляют услугу конвертации чеков в электронные платежи (если это допустимо). Другие предлагают электронные абонированные почтовые ящики, в которых платежи по чекам агрегируются и затем отправляются непосредственно на банковский счет предприятия в качестве зачисления через палату автоматизированных расчетов (ПАР). Такая услуга может позволить вашей компании получать платежи на два-три дня быстрее, чем в случае депонирования бумажных чеков.