Нужно ли это вашему малому бизнесу?
Когда вы выверяете свой деловой банковский счет, вы сравниваете свои внутренние финансовые записи с записями, предоставленными вам вашим банком. Ежемесячная выверка помогает выявлять любые необычные транзакции, которые могут быть результатом мошеннических действий или ошибками бухгалтерского учета, а также эта практика может помочь вам выявить экономическую неэффективность.
Как осуществляется выверка банковских счетов
Чтобы выверить счета, сравните записи внутреннего учета транзакций и остатков с ежемесячной банковской выпиской. Проверяйте каждую транзакцию отдельно, чтобы убедиться, что суммы точно совпадают, и отметьте любые различия, которые требуют дальнейшего изучения.
Важно: убедитесь, что в ваших банковских выписках указан итоговый остаток по счету, который соответствует записям вашего внутреннего учета. Если суммы не совпадают, вам нужно объяснение существующей разницы.
Данный процесс по вашему желанию может быть как официальным, так и неофициальным, и некоторые компании создают отчет о выверке банковских счетов, чтобы подтвердить, что они регулярно выверяют счета. Если вы не выполняете эту процедуру ежемесячно, вы можете выполнять ее ежедневно, ежеквартально или в течение любого другого периода по вашему выбору.
Откуда собирать информацию
Ваша система бухгалтерского учета должна содержать все необходимые внутренние данные о транзакциях, или вы можете хранить свои записи в реестре чеков (электронном или бумажном). Ваш банк может предоставить онлайн-доступ к вашему счету, что позволит вам регулярно просматривать и загружать транзакции для сравнения со своими внутренними данными. Некоторые программы бухгалтерского учета в Интернете частично автоматизируют этот процесс, хотя вам все же необходимо его контролировать.
Примечание: если вы знакомы с процедурой балансировки своей чековой книжки, значит, вы уже знакомы с выверкой банковских счетов. По сути вы делаете то же самое по той же причине.
Что делать, если что-то не совпадает?
Это нормально, если у вас есть незначительные различия из-за сроков, включая проводки, расчеты по которым банком еще не были произведены, но вы можете легко объяснить эти различия. Пример:
- вы можете выписать чек поставщику и соответственно уменьшить остаток по вашему счету в системе внутреннего учета, но ваш банк показывает более высокий остаток, пока сумма по чеку не будет списана с вашего счета. Такие чеки называются неоплаченными чеками;
- автоматический электронный платеж может списаться с вашего счета за день до или после завершения месяца, а вы, возможно, ожидали увидеть его в другом месяце.
Если вы можете легко объяснить расхождения, то, скорее всего, вам не о чем беспокоиться. Если на поиск и устранение несоответствий уходит больше времени, возможно, существуют более серьезные проблемы, требующие решения.
Важность проведения выверки
Регулярный анализ ваших счетов может помочь вам выявить проблемы до того, как они выйдут из-под контроля.
Предупреждение: согласно федеральному закону деловые банковские счета обеспечены меньшей защитой, чем счета потребителей, поэтому для юридических лиц особенно важно быстро устранять проблемы со своими счетами. Вы не всегда можете рассчитывать на то, что банк покроет ущерб от мошеннических действий или ошибок в проводках по вашему счету.
Выявите мошеннические действия до того, как станет слишком поздно
Признаки мошеннических действий должны привлекать ваше основное внимание при выверке транзакций по вашему банковскому счету. Вот несколько моментов, на которые следует обратить внимание.
- Были ли выписанные вами действительные чеки дублированы или изменены, что привело к тому, что с вашего расчетного счета было списано больше денежных средств?
- Имело ли место несанкционированное выписывание чеков?
- Имели ли место несанкционированные переводы денежных средств со счета или несанкционированное снятие наличных?
- Есть ли внесения денежных средств, не отраженные на вашем счете?
Предотвратите административные проблемы
Выверка вашего счета также поможет вам определить внутренние административные проблемы, требующие вашего внимания. Например, вам может потребоваться пересмотреть процедуру обработки денежных потоков и контроля дебиторской задолженности или, возможно, изменить свою систему ведения записей и используемые вами методы бухгалтерского учета.
Надлежащие процессы управления банковскими транзакциями приводят к следующим результатам:
- знание того, сколько денежных средств у вас действительно имеется на ваших счетах;
- отсутствие возвращенных чеков (или отклоненных электронных платежей), выписанных партнерам и поставщикам;
- отсутствие банковских комиссий за недостаток средств на счете или использование кредитных линий, когда в них нет необходимости;
- знание, были ли платежи клиентов возвращены или отклонены и имеется ли необходимость совершения каких-либо действий;
- отслеживание неоплаченных чеков и поддержание контакта с получателями платежей;
- обеспечение правильного ввода каждой транзакции в вашу систему бухгалтерского учета;
- выявление любых ошибок со стороны банка.
Совет: чтобы получить представление о том, как управлять своими банковскими счетами по мере роста вашего бизнеса, обратитесь в отдел управления денежными средствами вашего банка или кредитного союза.
Когда лучше всего проводить выверку?
Желательно проверять свои счета не реже одного раза в месяц. Для крупных юридических лиц или ситуаций с более высоким риском мошенничества может потребоваться более частая выверка банковских транзакций. Некоторые компании ежедневно выверяют свои банковские счета.
Вы также можете обеспечить большую защиту денежных средств на своих банковских счетах, и ваш банк может предоставить вам полезные идеи на этот счет. Например, многие банки предлагают решение под названием Positive Pay, которое не позволяет вашему банку проводить списания денежных средств с вашего счета, если вы заранее специально не предоставите инструкции по одобрению таких платежей.