Вот отличные советы о том, как привести свой финансовый дом в порядок
Один из самых простых способов содержать свой финансовый дом в порядке — это организоваться. Систематическое хранение и обработка Вашей финансовой информации будет иметь большое значение для поддержания ваших финансов.
Начните использовать базовую систему хранения
Существует много финансовой информации, которую необходимо систематизировать и обрабатывать, и несложная система хранения может упростить эту задачу. По сути, Вы можете разбить все свои финансовые документы на следующие категории:
- счета к оплате,
- важные документы для хранения,
- бумаги, которые нужно выбросить или измельчить.
Это так просто. Либо у Вас есть счет, который необходимо оплатить, квитанция или документ, которые следует сохранить, либо что-то, что можно выбросить. Вам решать, как Вы хотите организовать эти документы, но это может быть так же просто, как использование трех отдельных папок, помеченных указанной выше информацией.
Затем, когда Вы получите письмо или другой финансовый документ, найдите время, чтобы поместить его в нужную папку. Таким образом, Ваши счета и важные документы будут в одном месте. Затем Вы можете регулярно обрабатывать папки и постоянно хранить важные документы, а также выбрасывать или перерабатывать то, что Вам не нужно.
Храните важные документы в порядке
Несмотря на то, что базовая система хранения хорошо справляется с поддержанием Ваших повседневных финансов в порядке, Вы все равно захотите организовать важные документы, которые нужно сохранить. Как правило, Вы можете использовать небольшой картотечный шкаф с отдельными папками, чтобы все было в порядке. Некоторые примеры финансовых документов, которые Вам следует сохранить:
- налоговые декларации,
- договоры страхования,
- ипотечные документы,
- выписки по инвестиционным и пенсионным счетам,
- гарантии или договоры на сервисное обслуживание.
Как долго хранить документы
Поскольку Вам необходимо хранить копии определенных документов, как долго Вы должны их хранить? В некоторых случаях Вам может понадобиться хранить документ или форму только в течение короткого времени, в то время как в других вам может понадобиться хранить их в течение многих лет. Вот несколько распространенных финансовых документов и срок их хранения.
Налоговые декларации
Что касается налоговых деклараций, рекомендуется хранить их в течение семи лет. Если Налоговое управление захочет проверить ваши декларации, у них обычно есть 3–6 лет, на которые можно вернуться назад с даты подачи. Хранение деклараций за прошедшие семь лет обеспечит вам защиту и сделает вашу жизнь намного проще, если вас все-таки будут проверять. Не только в этом случае, но и если вы планируете купить дом, или вам нужно будет предъявить кредитору документ, подтверждающий доход, неплохо иметь под рукой данные за несколько лет.
Ипотечные документы
Когда Вы покупаете дом, Вам будет необходимо на закрытии сделки сесть и поставить свою подпись на документах, включающих, как Вам кажется, сотни страниц. Обычно Вы получаете большую папку с копиями всего, что Вы просматривали при закрытии. Они будут включать в себя документы из банка, в которых представлены условия кредита, информация от компании по недвижимости, информация об оценке и проверке и многое другое. Хотя Вам, возможно, и не придется часто обращаться к этим документам, следует хранить их бессрочно. Возможно, Вам придется обратиться к ним в будущем, и они могут предоставить ценную информацию, когда Вы в конечном итоге пойдете продавать дом.
Выписки по банковскому и инвестиционному счету
Если и есть что-то хорошее в Интернете, так это то, что Вы можете в любое время получить электронные копии выписок с банковских и инвестиционных счетов. Это избавляет от необходимости хранить каждую отдельную выписку, которую Вы получаете. Тем не менее, рекомендуется просматривать каждую бумажную выписку, которую Вы получаете, и, если эти выписки ежеквартальные, сохранять их до тех пор, пока не придет следующая выписка. Как только Вы получите выписку на конец года или ежегодную выписку, Вы можете спокойно выбросить все ежемесячные или ежеквартальные выписки. Это сократит количество листов бумаги, которые Вам необходимо подшить, и, по всей вероятности, Вы можете получить дополнительные копии через Интернет или сделав короткий телефонный звонок.
Счета и квитанции
Поскольку Вы получаете счета за коммунальные услуги и по кредитным картам, рекомендуется хранить их в течение года после расчетов, чтобы убедиться, что информация точна. Могут случаться ошибки, и если у Вас есть копия выписки, легко оспорить ошибку. То же самое касается и квитанций. Вам следует хранить их достаточно долго, чтобы сравнить с Вашими банковскими выписками и найти какие-либо ошибки. Это, конечно, если только квитанции не предназначены для покупок, которые могут быть использованы для целей налогообложения. В этом случае Вам будет необходимо хранить эти квитанции до семи лет, как и Вашу налоговую декларацию на случай аудита.
Хранение Вашей декларации в безопасности
Кража личных данных стала большой проблемой в последние годы. Воры могут взять обрывки Вашей личной и финансовой истории и использовать их для создания поддельных удостоверяющих личность документов, в результате чего они могут разрушить Вашу кредитную историю, истощить банковские счета и иным образом доставить Вам неприятности. Поэтому очень важно, чтобы Вы защищали свои финансовые данные и правильно распоряжались ими.
Прежде всего, подумайте о покупке измельчителя бумаги для пользования дома. Все эти старые счета за коммунальные услуги и даже неиспользованные предложения по кредитным картам, которые Вы получаете по почте каждый месяц, могут стать главными целями для воров. Уничтожая неиспользуемые документы, Вы можете быть уверены, что сведете к минимуму вероятность того, что кто-то украдет информацию.
Это также означает, что Вы должны обеспечить безопасность документов, которые Вы храните в доме. Если Вы просто храните все в картонных коробках в подвале, что произойдет, если случится наводнение? Можно потерять данные за многие годы. То же самое произойдет, если случится пожар или другая катастрофа.
Несмотря на то, что Вы не можете защитить себя от каждого случая, Вы можете, по крайней мере, найти прочный, надежный и, возможно, даже несгораемый картотечный шкаф или запирающийся контейнер, который будет держать Ваши документы в относительной безопасности и не попадет в чужие руки. Вам не нужно лезть из кожи вон, но Вы также не хотите, чтобы все просто лежало в нескольких старых обувных коробках в вашем шкафу.
Организованность может даже помочь Вашим наследникам
Если с Вами что-то случится, организованные финансовые документы могут чрезвычайно помочь тем, кто будет заниматься Вашими делами после того, как Вы уйдете. Это может упростить урегулирование вопросов по Вашему имуществу. Если у Вас есть завещание, также важно иметь письмо-инструкцию, чтобы исполнитель знал, где найти эти документы.